Siempre había tenido el mismo problema: como mantener algunos archivos siempre actualizados entre computadoras… estaba, por supuesto, la solución del disco duro externo, donde se pueden copiar las carpetas y tener siempre “lo último”, sin embargo, tarde o temprano pasará que la última versión de cierto archivo que necesitas, ¡no está en la máquina que estas usando en ese momento!.

Por mi trabajo, tengo que probar diversas computadoras; generalmente tengo una de “base” que es de escritorio y está en la oficina y una portátil que llevo a todas partes y desde donde trabajo. Así, el problema de tener “sincronizados” los archivos se convirtió en un dolor de cabeza tal que, ahora tenía copias de las copias de las copias y nunca sabía cuál era “la buena”.

Llegaba el siguiente equipo para probar y se repetía la historia… a copiar miles y miles de archivos, ¿para qué? No lo sabía. Sentía un no sé qué si no tenía en mi laptop miles de fotos, decenas de películas, miles de canciones… era como una especie de ansiedad que, afortunadamente, encontré como curarla.

1. No necesitas tener TODOS los archivos en todas las computadoras. Si dividimos genéricamente lo que tiene un usuario común y corriente tendríamos: fotos, música, películas, archivos de trabajo y varios. Lo que más acumula espacio (y tiempo) son las fotos, la música y películas. Los archivos de trabajo rara vez suman gigas y gigas (hay excepciones, claro).

2. Es importante tener ORDEN y DISCIPLINA para una correcta administración de la información. Lo que hice fue lo siguiente: en la PC de escritorio tengo el “archivo maestro” de fotos, canciones y videos. Ahí está toda la colección, nada más ahí. No hice más copias en las portátiles. Por ejemplo, las fotos y los videos que voy sacando, los grabo en la laptop con la misma estructura de carpetas y subcarpetas para, de vez en cuando, copiar lo nuevo al archivo maestro. Lo mismo para la música y los videos. Con eso sé que en la PC están todos los documentos.

3. Archivos de trabajo: hice una depuración de cientos de archivos de hace muchos años y tengo una carpeta que se llama “Archivo Histórico” donde, a través de más carpetas, tengo todo separado por proyecto. Hay la inevitable carpeta de “Varios” pero procuro que tenga los menos archivos posibles.

Los archivos de trabajo (que a fin de cuentas son los más importantes si es que ya trabajas o estás a punto de hacerlo) los tengo almacenados en un servicio que se llama DropBox y que, básicamente, es un disco duro virtual pero con copias de en cada PC donde lo instales. Así, si cambio una hoja de cálculo en la laptop, cuando llego a la de escritorio DropBox ya se dio cuenta que cambió ya la actualiza. Funciona en PC y en Mac y la verdad me ha funcionado como nada en la llamada “nube”. No es simplemente un disco duro en línea, ya que actualiza de forma automática las copias en las demás computadoras. La versión gratis incluye 2GB y las de paga arrancan en 50GB por 10 dólares al mes. Sé que igual hay otros servicios similares, pero este es el que encontré primero y uso todos los días. Una función más que le encontré es la de poder compartir carpetas con terceros… para equipos de trabajo, realmente es una herramienta que funciona muy bien. Ojo, hablo de documentos tradicionales de textos, hojas de cálculo, presentaciones y eso. Obviamente mientras más “pesado” el archivo, menos ágil el servicio (en México, por nuestra paupérrima velocidad de conexión a la red).

¿Cómo respaldo? Indispensable tener una copia en otro disco duro de todos los datos. ¿Cómo lo hago? Para PC uso SyncToy (gratuito, de Microsoft) que hace copias archivo por archivo de una carpeta a otra, la primera vez se tarda mucho porque copia todo, pero las siguientes, sólo ve lo que cambió y lo actualiza. Así tengo dos copias en dos discos duros diferentes, uno se queda en casa y otro en la oficina.

¿Tedioso? Sí. ¿Cansado? Sí. ¿Paranóico? No lo creo. La verdad es que me he enterado de muchos casos donde el usuario “perdió todo” porque no tenía respaldo alguno y, claro, no estaba organizado sabiendo dónde guardar qué… espero esto te pueda dar alguna idea de cómo llevar un “archivo digital”. Y claro, espero tus comentarios.