La oficina sin papel (”paperless office“) es más mito que realidad. Uno esperaría que si uno escribe un documento en su procesador de palabras favorito, se ahorre papel pues todo se hace en la pantalla y una vez que está listo, se manda a impresión. Pues no, lo habitual es escribir el documento, imprimirlo y entonces revisarlo… “ay, faltó una coma“… se la ponemos y vuelta a imprimir. En mi opinión, actualmente se gasta más papel que cuando no había computadoras.

¿Qué hacer? Hay muchas posibilidades, por ejemplo, la de rellenar los cartuchos, práctica desdeñada por los fabricantes de estos consumibles, desde luego, pero que en algún momento puede ser una opción aunque desde luego, no necesariamente es la mejor. Pueden verse instrucciones de cómo rellenar cartuchos en www.refillinkcartridges.co.uk. (desde luego esto corre bajo su propio riesgo).  Posiblemente para los trabajos cotidianos se puedan usar cartuchos rellenados y para ya impresiones específicas, usar cartuchos nuevos. Otra opción es usar cartuchos genéricos a los que el fabricante da. En general funcionan igual y son más económicos.  Todo es cuestión de poner las políticas correctas.

También hay que considerar que muchas veces las impresoras nos avisan que la tinta del cartucho (o el toner), están por terminarse. No se asuste ni los cambie de inmediato. Espere a que las impresiones fallen y entonces puede hacer los reemplazos. En el caso de las impresoras laser, muchas veces puede sacarse el toner, agitarlo, y volverlo a meter a la impresora y el mensaje de toner bajo desaparecerá. Sea cuidadoso al agitar el toner, a todo esto.

Sobre el papel, es claro que hay muchísimo gasto inútil. Pregúntese ¿cuántas veces imprime documentos inútilmente? En la Universidad Iberoamericana, por ejemplo, este año cobran a los alumnos por impresión laser en sus laboratorios de computadora. ¿Por qué se hizo esto? Porque la gente abusa. Supe de buena fuente que había alumnos que imprimían la versión digital de Harry Potter para no gastar en el libro. Si no les alcanzaba su cuota diaria de papel (que otorgaba la universidad por alumno), imprimían el libro por capítulos.

Pero aparte de eso, es claro que muchas veces las impresiones necesitan calidad. Hay papeles muy costosos (photoglossy) pero si necesita usar de este tipo, se recomienda comprar los que son ad hoc con su impresora, aunque los genéricos son, en término de costos mejores. Utilice programas para imprimir en ambos lados de la hoja o bien, que reduzca la impresión de manera que quepan más hojas por página impresa.

Si va a usar papel normal, no necesita comprar papel muy grueso, que es más caro que el papel más delgado, pero ojo, aquí hay que ver el tipo de impresora. Hay impresoras laser que no funcionan muy bien con papel muy delgado. Es cuestión de probar. Igualmente puede hacer una pila de hojas que imprimieron, que no sirvieron y dejarlas para volverse a imprimir del otro lado. De esta manera se puede ahorrar mucho papel, aunque no se ahorra toner, desde luego.

Con respecto a las características de su impresora, use el software de configuración que la impresora tiene. Por ejemplo, hay tres puntos importantes para economizar en este caso: las opciones de borrador (draft mode), páginas por hoja y modo dúplex. En modo draft la impresora usa menos tinta para imprimir. La calidad no será muy buena pero es muy funcional. De hecho, muchísima gente imprime en modo draft y ni cuenta se da. Por otra parte, algunas impresoras permiten imprimir más de una página por hoja. La impresión se pone en modo apaisado (landscape) automáticamente y listo, se imprimen dos páginas en lugar de una. Por último, el modo duplex permite a la impresora imprimir por ambos lados de la hoja. En cualquiera de los casos aquí hay ahorro.

En resumen, los consejos más específicos para ahorrar a la hora de imprimir bien podríans er estos:

• Cheque lo que va a mandar a la impresora
• Revise antes el documento. Si hace esto es probable que no tenga que imprimir una segunda, tercera o cuarta copia antes de que esté satisfecho. Recuerde que cada hoja cuesta dinero.
• use el mode de prevista (preview) para revisar lo que quiere imprimir.
• Use el modo borrador (draft) en la medida de lo posible.
• Sólo imprima si verdaderamente lo necesita.
• Imprima lo que le interesa. Quizás deba seleccionar solamente la parte del documento que desea imprimir y enviar sólo eso a la impresora.